Material complementar · Aula

O sistema de gestão
que pensa com você

Os prompts e os principais ensinamentos da aula, prontos pra você montar o seu sistema do zero — no mesmo passo a passo que eu mostrei na tela.

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Como usar este material Este é o material de apoio da aula "O sistema de gestão que pensa com você". Navegue pelos blocos, copie os prompts direto daqui e siga na ordem, rodando um de cada vez. A regra que vale pra tudo: o Claude propõe, você decide.

O sistema que vamos construir

A gestão tem três pedaços, e o que muda tudo é eles virarem um organismo só, costurado pelo Claude. Você constrói esse organismo conversando, em quatro prompts, na ordem abaixo.

1
Briefing dos projetos
Você joga tudo que está no seu prato em texto corrido → o Claude organiza prioridades
Prompt 1
2
Board no Notion · a memória
O Claude transforma a conversa num board organizado, com responsável, prioridade e prazo
Prompt 2Notion
3
Blocos na agenda · o corpo
O Claude lê a sua agenda e cria os blocos de foco sem marcar em cima de nada
Prompt 3Google Agenda
4
Tarefas agendadas · o pulso
De manhã ele te entrega o foco do dia; de tarde pergunta o que você fez e atualiza tudo
Prompt 4Rotina

As 4 partes deste material

Bloco 1
A ideia central
Os três pedaços virando um organismo só. A metáfora da secretária e os ensinamentos de ouro.
Conceito
Bloco 2
Antes de começar
Os dois conectores que precisam estar ligados e as regras que você ensina ao Claude uma vez só.
Pré-requisitos
Bloco 3
O passo a passo · os 5 prompts
Do briefing ao check-in diário. Cada prompt com quando usar, como preencher e o texto pra copiar.
Prompts
Bloco 4
O sistema vivo
Como o ciclo funciona depois de pronto, os cuidados que evitam frustração e o FAQ.
Depois de pronto
Bloco 1

A ideia
central

Antes dos prompts, a única coisa que precisa virar a chave na sua cabeça: o sistema não se monta pronto pra depois a IA preencher. Você constrói conversando, e o mesmo Claude que construiu vira o sistema que lê e atualiza tudo todo dia.

🎯 Os três pedaços como um organismo só

A virada

O conteúdo de produtividade ensina a montar o Notion bonito, ensina a criar bloco na agenda, ensina a usar lembrete. Tudo separado, tudo manual. O problema é que o Notion não conversa com a agenda, a agenda não sabe o que tem no Notion, e no fim do dia quem liga uma coisa na outra é você.

O que muda tudo é os três pedaços virarem um organismo só, costurado pelo Claude. Você deixa de ser a ponte manual entre as ferramentas.

Os três pedaços

Guarda esses três: o que fazer, quando fazer, e a rotina que liga os dois todo dia.

🧠
O board · a memória
No Notion. O lugar onde mora o que precisa ser feito, com responsável, prioridade e prazo.
📅
A agenda · o corpo
Na Google Agenda. O lugar onde cada tarefa ganha hora pra de fato acontecer.
⏱️
As tarefas agendadas · o pulso
A rotina que de manhã lê o board e te entrega o foco, e de tarde pergunta o que você fez e atualiza tudo.
🪡
A costura é o Claude Ele cria o board, lê o board pra propor os blocos na agenda, e roda as tarefas agendadas que fecham o ciclo. Por isso o sistema pensa junto com você, em vez de só guardar.

A metáfora que fixa

Sozinha, você é a secretária que toda manhã abre o Notion, confere a agenda, decide o que fazer e à noite anota o que rolou. Com o sistema, o Claude vira essa secretária. E você vira a pessoa que só decide.

Os ensinamentos de ouro

Esses quatro princípios valem pra todos os prompts daqui pra frente. Eles são o que separa um sistema que é seu de um robô que faz besteira na sua agenda.

🤝 O Claude propõe, você decide
Em vários momentos você vai querer corrigir o que ele fez, e isso é o certo. O sistema vai ficando mais seu a cada correção. Não é um botão mágico, é co-inteligência.
📝 Briefing vago gera sistema vago
A qualidade de tudo depende de quão claro você descreve seus projetos. Vale gastar cinco minutos descrevendo direito, porque é o insumo de todo o resto.
🔍 Confira o que ele faz
O Claude às vezes erra um horário ou cria um campo a mais. Conferir na hora ensina você a checar, em vez de confiar cego. Ajustar na frente é o aprendizado.
🌱 O sistema é vivo
Entrou projeto novo? Volta no Prompt 1 e descreve. Algo não ficou do seu jeito? Corrige na conversa. É assim que ele aprende a sua rotina.
Bloco 2

Antes de
começar

Duas conexões que precisam estar de pé e um bloco de regras que você cola uma vez só. Sem isso, o sistema não roda.

🔌 Conectores ⚙️ Regras do sistema

Confira os dois conectores

Antes de rodar qualquer prompt, garanta que estas duas coisas estão ligadas. Se faltar alguma, volta na aula de conectores e liga antes, porque sem os dois o sistema não roda.

📌
Como usar este pacote Os campos entre colchetes, tipo [SEU PROJETO], são pra você trocar pelo que é seu — eles aparecem em laranja nos prompts. Tudo que estiver entre colchetes você preenche, o resto pode deixar como está. Roda um prompt de cada vez, na ordem, e confere o resultado antes de passar pro próximo.

Passo 0 · As regras do seu sistema

Cole este bloco na primeira mensagem da sua conversa de gestão. Ele ensina o Claude a se comportar do jeito certo com a sua agenda e o seu board, pra você não ter que repetir isso em todo prompt. Se você tiver um Projeto no Claude pra gestão, cole isso nas instruções do projeto.

passo 0 · regras do sistema (cole uma vez, no começo)
Você é meu gestor de projetos e opera o meu Notion e a minha Google Agenda pra manter o meu sistema de projetos em dia. Siga sempre estas regras: 1. Você propõe, eu decido. Antes de criar muitos blocos ou tarefas de uma vez, me mostre o plano e espere eu confirmar. 2. Nunca apague nada da minha agenda. Se precisar mudar um bloco, renomeie ou mova, mas não exclua. 3. Antes de marcar qualquer bloco de trabalho, confira a minha agenda principal naquele horário. Se já tiver um compromisso, não marque em cima. Meus compromissos ficam na agenda principal, e ela é a fonte da verdade. 4. Nunca sobreponha blocos. Um horário, um bloco. 5. Tarefas que pedem energias diferentes vão em dias ou blocos diferentes. Por exemplo, escrever roteiro num dia e gravar em outro. 6. Sempre deixe espaço pra tarefas operacionais e imprevistos. A semana não pode ficar 100% preenchida, porque interrupções acontecem. 7. Quando eu te contar o que fiz num dia, atualize os status no Notion e remaneje os blocos do que ficou pendente.
Bloco 3

O passo a passo
os 5 prompts

Aqui está o coração do material. Roda um de cada vez, na ordem, e confere antes de seguir. Os campos em laranja são os que você preenche.

🟧 Laranja = você preenche ⬜ Resto = deixa como está

Prompt 1 · Briefing dos seus projetos

Quando usar: é o primeiro prompt. Aqui você descreve tudo que está no seu prato, do jeito que sai da sua cabeça. Não precisa organizar antes, é justamente isso que o Claude vai fazer por você.

✍️
Como preencher [LISTA DE PROJETOS] — escreva cada projeto ou frente que você está tocando. Pra cada um, diga em uma frase o que é, o prazo aproximado, e se é só você que consegue fazer ou se dá pra delegar. Escreva corrido, sem tabela. [HORAS DE TRABALHO POR DIA] — quantas horas por dia você tem disponível pra trabalhar, em cada dia da semana. Seja realista, conte com interrupções. É o que vai dizer ao Claude quanto cabe de verdade na sua rotina. [DATA DE HOJE] — a data de hoje, pro Claude calcular os prazos certos.
prompt 1 · briefing dos projetos
Hoje é [DATA DE HOJE]. Eu preciso da sua ajuda pra tirar uns projetos do papel e organizar a minha gestão. Vou te listar tudo que está no meu prato agora, com prazos aproximados, do jeito que sai da minha cabeça: [LISTA DE PROJETOS] (exemplo de como escrever cada um: - Lançamento do meu curso novo, abertura de carrinho em 15 de agosto, preciso começar a divulgar 3 semanas antes. É uma coisa que envolve muita decisão minha, mas a parte de design dá pra delegar. - Gravar as aulas do módulo 2, o quanto antes. Roteiro é só eu, gravação é só eu, edição dá pra delegar. - Retomar a produção de conteúdo diária, o quanto antes. Roteiro e gravação são meus, design e agendamento dá pra delegar.) Pra você já calibrar o que cabe na minha rotina, eu tenho por dia mais ou menos: [HORAS DE TRABALHO POR DIA] (exemplo: segunda e quarta umas 6 horas, terça quinta e sexta umas 4 horas, e nada nos fins de semana) Antes de montar qualquer coisa, me ajude a entender a ordem de prioridade dessas frentes. Se tiver projeto demais marcado como urgente pra caber tudo ao mesmo tempo, me fale isso e me ajude a decidir o que vem primeiro. Não preencha lacuna sozinho, me pergunte o que faltar.

Prompt 2 · Criar o board no Notion

Quando usar: depois que você e o Claude alinharam os projetos e as prioridades no Prompt 1. Agora ele transforma essa conversa num board organizado dentro do Notion.

✍️
Como preencher [ONDE CRIAR] — o nome da página do Notion onde você quer o board. Se não souber, deixe o Claude sugerir. [NOME DO BOARD] — como você quer chamar. Pode ser "Central de Gestão", "Meus Projetos" ou "Gestão 2026".
prompt 2 · criar o board no notion
Agora cria pra mim um board no Notion com tudo que a gente alinhou. Esse board é a minha central de gestão, e vai ser sempre atualizado de acordo com as mudanças dos meus projetos e das minhas tarefas. Cria dentro da página [ONDE CRIAR], com o nome [NOME DO BOARD]. O board precisa ter estas propriedades em cada tarefa: - Frente: a qual projeto a tarefa pertence. - Responsável: se é só eu ou se é delegável. - Prioridade: alta, média ou baixa. - Prazo: a data limite. - Status: a fazer, fazendo, feito. Popula o board com as tarefas que você extraiu dos meus projetos, já preenchendo todas as propriedades. Quando terminar, me manda o link do board pra eu conferir.

Prompt 3 · Mapear a agenda e criar os blocos de foco

Quando usar: depois que o board está pronto. Agora o Claude lê a sua agenda, entende seus horários e compromissos, e cria os blocos de foco pra você de fato conseguir tocar as tarefas do board.

✍️
Como preencher O primeiro parágrafo é opcional. Ele pede pro Claude te mostrar os compromissos que já existem antes de sugerir bloco. Se você quiser essa visão geral, deixe. Se não fizer sentido pra você, pode apagar essa parte — o Claude confere a agenda de qualquer jeito na hora de marcar. [SEUS HORÁRIOS DE TRABALHO] — os horários que você trabalha em cada dia da semana. [QUANTAS HORAS DE FOCO POR DIA] — quantas horas, de verdade, você consegue dedicar a trabalho focado. Seja realista, conte com interrupções. [BLOCOS FIXOS QUE VOCÊ QUER] — blocos recorrentes que você já sabe que quer (um tempo de estudo de manhã, um dia de gravação). Se não souber, deixe o Claude sugerir. [AGENDA ONDE CRIAR] — o nome da agenda onde os blocos devem ir. O ideal é uma agenda separada da principal. Se ainda não tem, peça pro Claude te explicar como criar.
prompt 3 · mapear a agenda e criar os blocos
Agora eu quero criar os blocos de foco na minha agenda pra dar conta das tarefas do board. (Opcional) Primeiro, leia a minha Google Agenda e me diga quais compromissos fixos eu já tenho daqui até o prazo final dos meus projetos. Quero entender o que já está ocupado antes de você sugerir qualquer bloco. Meus horários de trabalho são: [SEUS HORÁRIOS DE TRABALHO] (exemplo: segunda e quarta das 10h às 17h30, terça quinta e sexta das 10h às 16h30) Por dia, eu consigo focar de verdade umas [QUANTAS HORAS DE FOCO POR DIA] horas. Seja realista comigo e não encha o dia inteiro. Blocos que eu já sei que quero na rotina: [BLOCOS FIXOS QUE VOCÊ QUER] (exemplo: 30 min de estudo de manhã antes da criação, um dia de roteiro e outro de gravação separados, um tempo operacional duas vezes por semana) Regras pra montar os blocos: - Confira a minha agenda principal antes de marcar cada bloco e nunca marque em cima de um compromisso que já existe. - Não sobreponha blocos entre si. - Crie os blocos na agenda [AGENDA ONDE CRIAR], não na principal. - Deixe respiro pra imprevisto, não encaixe um bloco colado no outro o dia todo. Me mostre o plano da semana antes de criar tudo, pra eu aprovar.

Prompt 4 · Criar as tarefas agendadas que fecham o ciclo

Quando usar: com o board e os blocos prontos, este prompt cria a rotina automática que liga tudo. Uma tarefa de manhã te entrega o foco do dia, e uma de tarde pergunta o que você fez e atualiza o board.

✍️
Como preencher [HORÁRIO DA MANHÃ] — que horas você quer receber o foco do dia. [HORÁRIOS DO FIM DO DIA] — que horas você quer o check-in da tarde, em cada dia.
prompt 4 · criar as tarefas agendadas
Agora cria duas tarefas agendadas pra fechar o ciclo do meu sistema. Tarefa 1, Foco do Dia, todo dia de semana às [HORÁRIO DA MANHÃ]: Você lê o meu board no Notion e a minha agenda do dia, e me entrega aqui no chat as minhas prioridades do dia. Liste o que está atrasado, o que vence hoje, e as 2 ou 3 tarefas que eu deveria focar, marcando o que é só eu e o que é delegável. Tarefa 2, Check-in de Fim do Dia, nos horários [HORÁRIOS DO FIM DO DIA]: Você me lista o que estava planejado pra hoje e me pergunta o que eu consegui fazer. Quando eu responder em linguagem natural, você atualiza os status no Notion e remaneja os blocos do que ficou pendente. Cria as duas e me confirma os horários.
⏰
Tarefa agendada roda com o app aberto O Foco do Dia e o Check-in disparam com o aplicativo do Claude aberto. Se você esperar o briefing de manhã com o app fechado, ele não chega — e parece que não funcionou.

Prompt 5 · O check-in diário

Quando usar: todo fim de dia, quando o Claude te perguntar o que você fez. Aqui você não precisa de prompt pronto, é só responder em linguagem natural. Mas se quiser, este modelo ajuda o Claude a atualizar tudo de uma vez.

✍️
Como preencher [O QUE VOCÊ FEZ] — conte o que rolou no dia, com suas palavras.
prompt 5 · o check-in diário
Hoje foi assim: [O QUE VOCÊ FEZ] (exemplo: fechei a gravação das aulas, mas o roteiro do conteúdo ficou pra amanhã, e não consegui mexer no operacional) Atualiza os status no board com isso, e remaneja na agenda o que ficou pendente, sem apagar nada e sem marcar em cima dos meus compromissos. Me mostra o que mudou.
Bloco 4

O sistema
vivo

Quando os cinco passos estão feitos, o seu dia entra num ciclo. Aqui está como ele roda, os cuidados que evitam frustração e as perguntas que sempre aparecem.

🔄 O ciclo do dia

Como o sistema funciona depois de pronto

De manhã, no horário que você escolheu, o Claude te manda o foco do dia, puxado do board. Você trabalha nos blocos que estão na sua agenda. No fim do dia, o Claude te pergunta o que rolou, você conta com suas palavras, e ele atualiza o board e a agenda sozinho. O que você não fez, ele remaneja pra frente.

☀
De manhã · o foco do dia
O Claude lê o board e a agenda e te entrega as 2 ou 3 prioridades do dia, marcando o que é só você e o que é delegável.
▶
Durante o dia · você executa
Você trabalha nos blocos de foco que já estão na sua agenda. Sem decidir do zero o que fazer.
🌙
De tarde · o check-in
O Claude pergunta o que rolou, você responde em linguagem natural, e ele atualiza os status e remaneja o que ficou pendente.
🌱
A partir daí, o sistema é vivo Sempre que entrar projeto novo, é só voltar no Prompt 1 e descrever, que o Claude encaixa no board e na agenda. E sempre que algo não estiver do seu jeito, corrija o Claude na conversa, porque é assim que o sistema aprende a sua rotina.

Os cuidados que evitam frustração

📝
Briefing vago gera sistema vago A qualidade do board depende inteiramente de quão claro você descreve os projetos. Por isso o Prompt 1 tem campos guiados e exemplos. Vale gastar cinco minutos descrevendo direito.
🔍
O Claude erra horário e às vezes cria campo a mais Confira o que ele faz na sua agenda. A regra de conferência já está dentro do Prompt 3, mas vale checar. Corrigir na hora é parte do sistema, não um defeito dele.
⏰
Tarefa agendada roda quando o app está aberto O Foco do Dia e o Check-in disparam com o aplicativo do Claude aberto. Deixe o app aberto nos horários que você configurou.

💬 FAQ

As perguntas que mais aparecem quando a turma começa a montar o sistema.

Preciso ter os conectores ligados antes?
Sim, os dois. O Notion e a Google Agenda precisam estar conectados ao Claude antes de você rodar qualquer prompt — toda a montagem pressupõe os dois ligados. Se faltar algum, volta na aula de conectores e liga antes.
Tenho que montar o sistema todo de uma vez?
Não. O primeiro dominó é rodar o Prompt 1 e o Prompt 2 e ver o board nascer no Notion a partir dos seus projetos. Os Prompts 3 e 4 (blocos na agenda e tarefas agendadas) você monta no seu ritmo, ainda no mesmo dia ou no dia seguinte, seguindo o passo a passo.
Onde eu coloco as regras do Passo 0?
Cole na primeira mensagem da sua conversa de gestão. Se você tiver um Projeto no Claude dedicado à gestão, cole nas instruções do projeto — assim ele já começa toda conversa sabendo as regras, sem você repetir.
O Claude marcou um bloco em cima de um compromisso meu. E agora?
Corrige ele na conversa: peça pra mover o bloco e reforce que a agenda principal é a fonte da verdade. Essa regra já está no Passo 0 e no Prompt 3, mas o Claude às vezes escorrega — conferir e corrigir é exatamente o que faz o sistema ficar mais seu.
Travei em algum prompt. O que faço?
Leva pro hot seat. A gente desata junto. E posta no grupo um print do seu board quando ele nascer, porque eu quero ver o sistema de cada uma começando.
Agora monta o seu.
Preenche o Prompt 1 com os seus projetos e roda. Em dez minutos você tem o seu board no ar. Depois é só seguir o pacote pra ligar a agenda e a rotina. 🔥